סדנה לגיבוש חברתי

גיבוש לחברות - סדנאות ואירועי/ ערבי הגיבוש לחברות הפכו בשנים האחרונות מ"טרנד חם" ל"דבר האמיתי", במיוחד בתקופות בהן מהדקים את החגורה הכלכלית, שכן בהשקעה לא גדולה )גם מבחינת זמן התכנון וגם מבחינת העלויות(, משיגות מנהלות משאבי האנוש * , מספר מטרות גם יחד - גיבוש חברתי, FUN, היכרות עם עולם הפנאי, חיבור "המשולש"- חיבור בין מקום העבודה לעולמו של העובד ולמשפחתו ובעיקר שימור העובדים ודגש על רווחת העובדים.
סדנאות גיבוש חברתי, בניגוד למופע או הופעה, מפעילות את משתתפי האירוע. לכן חווית הגיבוש משמעותית )שכן בהופעה אין בדר"כ אינראקציה בין המשתתפים(.

כיצד מתחילים?
מתחילים עם הדברים הידועים, כגון- התקציב וכמות העובדים שישתתפו. פרמטרים אילו ישפיעו על תכנון האירוע/ ערב הגיבוש החברתי, החל מהליין אפ )לו"ז( לאירוע, דרך המקום בו תתקיים הפעילות ועד הארוחות והסדנאות המתאימות.
אירועי גיבוש חברתי מתאימים בעיקר החל ממספר מצומצם של משתתפים )אך לא פחות משישה( ועד מאות משתתפים. באירועים בהם יש אלפי משתתפים, סדנאות הגיבוש החברתי פחות מומלצות )אלא אם מפצלים את אלפי המשתתפים לקבוצו(. באירועי המוניים מומלץ לארגן הפנינג להנאת העובדים )אליהם בדר"כ מצטרפים בני משפחותיהם(.

לוח הזמנים באירוע גיבוש חברתי הינו קריטי. מומלץ להתחיל בקביעת ה"עוגנים" - מתי מתחילים את הפעילות, מתי מסיימים אותה
)תוך התחשבות במזג האוויר(, הארוחות )בוקר/ צהריים/ ערב(, מיקומו הגאוגרפי של המקום שנבחר לארח את הקבוצה חשוב גם הוא שכן האקלים וזמני הנסיעה ישפיעו על הלו"ז כולו ובנוסף על בחירת התכנים, והפעילויות במהלך האירוע. במקרה שכזה מדובר בהפקה של ממש. יחד עם זאת, לא תמיד חובה להפיק אירוע מלא, וכדי להוציא לפועל ערב גיבוש חברתי מקסים, ניתן, לעיתים, להסתפק באירוח בגינה פרטית )לדוגמה בבית המנכ"ל...(. אמנם הסביבה בה יתקיים ערב הגיבוש החברתי קלילה ולכאורה "לא מחייבת", אך כדי להצליח באירוח יש לדאוג ל - שליחת הזמנות לעובדים מספיק זמן מראש תוך התחשבות בלו"ז מנהלים בכירים כולל מפת הגעה )אם יש הערות חשובות, כגון "לבוש חם מומלץ" - זה המיקום לאיזכורם(, קבלת אישורים מהמוזמנים על הגעתם, הסדרת חניה לבאי ערב הגיבוש החברתי, סדרנים, מאבטחים, שילוט, שירותים, סידורי ישיבה )לעיתים אפשר לארגן שולחן לכל צוות במחלקה או סידור שמי לפיו גברת X תשב בשולחן מספר 2 וכיוב'(, ציוד כגון שולחנות וכסאות, עיצוב המקום, חשמל או גנרטור, תאורה, הגברה, מוסיקת רקע או די ג'י , קייטרינג , בר שתיה קלה וחריפה, בר קפה, ואפילו מתנות למשתתפי ערב הגיבוש החברתי, וכמובן התוכן לערב הגיבוש החברתי.

מה לבדוק? מה חשוב שהסדנה תכלול?
סדנאות גיבוש חברתי הינן התמחות בפני עצמן, שכן הפעלת קהל והנעתו היא מומחיות. כמו כן, יש הבדל עצום בין הזמנת שירות מחברה לבין הזמנת שירות ממפעיל פרטי (שכן, לדוגמה, ביום שהמפעיל הפרטי יהיה חולה, וזה קורה, מי יחליפו?). חשוב לברר היטב את ניסיונה של החברה בהפעלת קהל יעד דומה, לקבל המלצות, ואולי אף לצפות באירוע לדוגמה (שכן יכול להיות רעיון נפלא לסדנה שקורס בשל אי יכולתו של המפעיל להניע את הקהל ו/או לזהות בעיות אותו עליו לפתור מבעוד מועד). יש לוודא כי הספק בעל ביטוח מתאים ולעיתים, בהתאם לאופי הפעילות בעל רשיונות מתאימים, תעודת כשרות וכיוב'.
אך עוד לפני כן, על המזמינה להבהיר לספק (וכמובן לעצמה...) מה המטרות של הסדנה, וכן להשלים את תיאום הציפיות (כולל פרופיל של משתתפי הסדנה והתאמה של צרכי הלקוחה ליכולות ותכני הסדנה), כדי שלא יווצרו "חורים" (לדוגמה הלקוחה תקח בחשבון כי הספק אחראי גם על פחי האשפה בעוד שהספק לוקח בחשבון שעניין זה באחריותה של הלקוחה).
חשוב להבהיר, סדנאות לגיבוש חברתי, כשמן כן הן - מיועדות לגיבוש הצוות ולהקניית ערכים של פנאי, "גאוות יחידה", היכרות (לעיתים) עם בני זוגם של העובדים, שיפור התקשורת והפתיחות בין העובדים ואף הישגים מקצועיים כגון גילוי בעיות בקבוצה וחשיפתן, בחינת מערכות יחסים בתוך הקבוצה, התמודדות עם שינוי, שבירת דעות קדומות, בחינה עצמית, אמון וקבלת החלטות בקבוצה.
לעיתים בסדנאות מערבים תכנים הקשורים לחברה או לחבר'ה, יש לוודא כי השאלות לא יהיו פוגעות, מעליבות או מעוררות מחלוקת. ישנו יתרון אדיר בשילוב תכנים רלבנטיים ובעלי משמעות למשתתפי הסדנה. חשוב לתאם מראש מהן דרישות הספק להשלמת אירוע מושלם {לדוגמה - האם זקוק לתאורה מסויימת, האם חלל הפעילות מותאם לאופי הפעילות )שכן רוב הסדנאות הינן סדנאות דינמיות(, האם יש צורך בהגברה ספציפית וכיוב'. כמו כן, אם מדובר בסדנה משולבת עם קטעי מולטימדיה יש לוודא כי הקטעים מגובים. רוב הסדנאות לגיבוש חברתי מתאימות לכל עונות השנה, אך יש לוודא כי המיקום והתנאים מותאמים לסדנה המבוקשת. את הסדנה לגיבוש החברתי יש להתאים ללוח הזמנים. בדר"כ מומלץ כי הסדנאות לגיבוש החברתי יהיו "על בטן מלאה" ז"א שבמהלך הפעילות אנשים לא יחושו רעב, מצד שני, קשה מאוד להפעיל אנשים מיד לאחר האוכל בשל הרגשת עייפות )החמצן מתרכז בפעולת העיכול(. אין לאפשר הגשת אוכל בעת הסדנה לגיבוש החברתי. סדנאות הגיבוש החברתי בשוק נחלקות למספר תחומים - סדנאות גיבוש חברתי המתמחות במשחקים והפעלות חברתיות ומחשבתיות, סדנאות גיבוש חברתי המתמחות בפעילות פיזיות, סדנאות גיבוש חברתי המתמחות במוזיקה ותנועה ועוד. חשוב לנתח את הסדנה עם משתתפיה לאחר הפעילות ולבדוק האם השיגה את מטרותיה. תמיד נחמד )ומקצועי( לנתח את הצלחת הסדנה עם הספק )משוב(.

נכתב ע"י תומר נרקיס, מנכ"ל דובדבן

* הכתבה נכתבה בלשון נקבה מטעמי נוחיות בלבד