כיצד מפיקים אירוע ומה חשוב לדעת?

מתחילים עם הדברים הידועים, כגון- התקציב, מטרת האירוע וכמות המוזמנים שישתתפו. פרמטרים אילו ישפיעו על תכנון האירוע, החל מהליין אפ )לו"ז( לאירוע, דרך המקום בו תתקיים הפעילות ועד הארוחות והאטרקציות המתאימות.
אירועי חברות הכוללים הפעלה לגיבוש חברתי מתאימים בעיקר החל ממספר מצומצם של משתתפים )אך לא פחות משישה( ועד מאות משתתפים.
באירועים בהם יש אלפי משתתפים, סדנאות הגיבוש החברתי פחות מומלצות )אלא אם מפצלים את אלפי המשתתפים לקבוצות(.
באירועי המוניים מומלץ לארגן הפנינג להנאת העובדים )אליהם בדר"כ מצטרפים בני משפחותיהם(.
ישנם אירועי חברות בהם מטרת האירוע הינה השקת מוצר, תערוכה, כנס או קד"מ.
באירועים אילו המטרות דורשות תכנון אסטרטגי ולכן מומלץ לשכור עבורן חברת הפקה חיצונית.

לוח הזמנים באירוע הינו קריטי.
מומלץ להתחיל בקביעת ה"עוגנים" - מתי מתחילים את הפעילות, מתי מסיימים אותה, האם מתוכננת לינה בבית מלון/ בית הארחה, צימרים או אפשרות הלנה אלטרנטיבית? חשוב לקחת בחשבון את נושא הארוחות )בוקר/ צהריים/ ערב(, מיקומו הגאוגרפי של המקום שנבחר לארח את הקבוצה חשוב גם הוא שכן זמני הנסיעה ישפיעו על הלו"ז כולו ובנוסף על בחירת התכנים, והפעילויות במהלך האירוע.
לא מומלץ לבחור במקומות פתוחים לקהל הרחב שכן אין לדעת מיהו אותו קהל רחב וכיצד הוא עלול לפגוע באירוע.
כמו כן, באם בוחרים במקום השייך לרשות מקומית זו או אחרת יש לוודא האם נדרש רשיון או אישור שימוש במקום.
כדי להצליח באירוע יש לדאוג ל - שליחת הזמנות לעובדים מספיק זמן מראש תוך התחשבות בלו"ז מנהלים בכירים כולל מפת הגעה )אם יש הערות חשובות, כגון "לבוש חם מומלץ" - זה המיקום לאיזכורם(, קבלת אישורים מהמוזמנים על הגעתם, הסדרת חניה לבאי האירוע )או הסעות מנקודת מפגש מרכזית לאירוע באם אין חניה(, הסדרת כניסת ספקים נוחה לפריקה גם למשאיות, סדרנים, מאבטחים ושילוט. חובה להתחשב במזג האוויר, ולנקוט באמצעים הנדרשים כדי להבטיח את הצלחת האירוע )בקיץ הצללה ומיזוג, בחורף אוהלים וחימום( הגינה או המקום צריכים להיות מספיק גדולים כדי לכלול שירותים, סידורי ישיבה )לעיתים אפשר לארגן שולחן לכל צוות במחלקה או סידור שמי לפיו גברת X תשב בשולחן מספר 2 וכיוב'(, ציוד כגון שולחנות וכסאות, עיצוב המקום, חשמל או גנרטור )אשר מותאמים לדרישות כלל הספקים(, תאורה )תוך התחשבות בתכנון ועיצוב התאורה שיתאימו לקונספט העיצובי הכללי וכן התחשבות בכלל הספקים ובדרישות התאורה שלהם(, הגברה, מוסיקת רקע או די ג'י , במת ריקודים, קייטרינג כולל הסדרת מקום למטבח הקצה הכולל מים זורמים, בר שתיה קלה וחריפה, בר קפה, ואפילו מתנות למשתתפי האירוע, וכמובן התוכן לערב הגיבוש החברתי.
באירועים מסויימים יש להיעזר במהנדסים מתאימים. יש להסדיר רשיונות וביטוחים רלבנטיים ולא לשכוח להחתים את כל הספקים על חוזים מתאימים.
חשוב לא לשכוח גם פרטים "קטנים ומעצבנים" כגון מי יסלק את הפסולת ומי יחזיר את הבית/ גינה /מקום לקדמותו.
חשוב להכין תוכנית אירוע הכוללת את שמות הספקים, מספרי הטלפון שלהם, שעות ההגעה שלהם, שעות הפירוק.
יש לוודא כי כל הספקים יסיימו את ההקמות עד שעתיים לפני תחילת האירוע.

נכתב ע"י תומר נרקיס, מנכ"ל דובדבן


* הכתבה נכתבה בלשון נקבה מטעמי נוחיות בלבד