כיצד מפיקים יום כיף לקבוצות גדולות בווילה

כאשר מתכננים הפקת יום כיף לקבוצות גדולות בווילה אמורים לקחת בחשבון מספר "עוגנים" -

• הווילה - מומלץ שלווילה יהיה רישיון עסק. יש לבדוק האם בעלי הבית המשכירים את הווילות גרים בהם. אם כן, יש לוודא שבמהלך האירוע לא יהיה לכך זכר )שלא ירוצו ילדים קטנים בין הרגלים של האורחים(. הווילה אמורה להיות איכותית ומטופחת, החל מהרחוב בה נמצאת הווילה, דרך כביש הגישה ואף החניה )חזות הווילה היא "כרטיס הביקור" לאירוע, ואם חונה גרוטאה בכניסה לווילה זה אף פעם לא מוסיף לרושם הראשוני(. יחד עם זאת הווילה לא צריכה להיות מנקרת עיניים )אלא אם זו כוונת המשורר(. הווילה חייבת להיות מרווחת וגדולה כדי שתוכל לארח את כל המשתתפים. בקיץ מומלץ לשכור ווילה עם בריכה ומקום מוצל לאירוח בחוץ, עדיף מקום שיכלול מדשאה, ג'קוזי ופינות סתלבט. כמו כן, חשוב שלווילה יהיה גם חלל אירוח ממוזג שאפשר להכיל בו את כל משתתפי האירוע )אם להרצאה, אם לארוחה או לכל מטרה אחרת כמו סדנת גיבוש וכיוב'(. אם מתוכננים מסאז'ים או טיפולים אחרים חשוב שיהיה לווילה חלל אירוח מיוחד באווירה מתאימה. בחורף אפשר לוותר על הבריכה אם יש בעיית תקציב כי ממילא כל הפעילויות יהיו בפנים. חשוב לבדוק מה השירותים שהווילה מציעה. האם יש חדרי הלבשה/ מקלחות לכולם )שלא ייגמרו לכם המים החמים...(. האם הווילה מספקת מגבות לכולם? האם יש ביטוח לווילה? האם יש חניה לכולם? האם מותר להפעיל מוזיקה גם בפנים וגם בחוץ וכן בצהריים וגם בערב/ לילה מבלי שהשכנים יזמינו משטרה )גם אם זו אחריות של המקום, זו פאדיחה ענקית כשנכנס שוטר באמצע המסיבה ועוצר אותה(.

• שילוט, הכוונה ומפות - מכיוון שאין מדובר בגן אירועים יש לדאוג למפות, הוראות הגעה ואף שילוט נוח וברור.

• הנחיות למשתתפים - חשוב כמובן לעדכן את משתתפי האירוע מבעוד מועד לא לשכוח בגד יום, כובע ואמצעי הגנה מהשמש.

• תוכן - יש לשלב בין סתלבט לבין תוכן מהותי. מומלץ לשלב סדנה קלילה לגיבוש חברתי )כגון סדנת קוקטיילים בכיף מול הבריכה( והפעלה בבריכה יחד עם הכיף של הסתלבט והרגיעה של המשתתפים )מיטות שיזוף שעליהם אפשר לתפוס תנומה קצרה מתקבלות בכיף(. אם בשל אילוצי גודל/ מבנה הווילה חייבים לפצל את משתתפי האירוע חשוב לתאם הפעלות במקביל לכל קבוצה. טיפולים כגון מסאז'ים תמיד מתקבלים בברכה ע"י משתתפי האירוע. מומלץ לקיים רשימת טיפולים מסודרת הכוללת את שעות הפעילות )חשוב להפקיד על הדיוק(. מומלצים טיפולים של 30 דקות עד 60 דקות לכל משתתפ/ת. בהתאם יש להזמין את כמות המטפלים. יש לקחת בחשבון הפסקות עבור המטפלים. כמו כן, לא מומלץ לקיים טיפולים במהלך קיום סדנה זו או אחרת.

• ארוחות - כאשר מקיימים יום כיף בבריכה יש לקחת בחשבון הרבה אוכל ושתיה. קפה ומאפה על הבוקר עת מגיעים האורחים, ארוחת בוקר מלאה ומסודרת, פירות ושתיה קלה כל היום, ארוחת צהריים )בדר"כ בשרית( ובין לבין פינוקים.

• מתנות - תמיד נחמד לצאת עם מתנה או GIVEAWAY כמזכרת מהאירוע.

• סיור מקדים - מומלץ לראות את הווילה מבעוד מועד פיזית ולא להתרשם מתמונות בלבד. אין כמו מראה עיניים ולא כדאי להסתמך על המלצות או חוות דעת של אחרים שכן "על טעם ועל ריח אין מה להתווכח...".

בהצלחה!

נכתב ע"י תומר נרקיס, מנכ"ל דובדבן